企業でマイナンバーを収集する際に留意しておくべき点

共通番号制度の運用が開始されてから、税金と社会保険に関連する手続きの多くで共通番号が必要になりました。したがって、企業は行政機関への手続きを社員に代わって行うにあたり、社員からマイナンバーを収集しなければなりません。

マイナンバーの収集の有益な情報をお届けします。

では、このマイナンバーの収集にあたって、企業側が留意しなければならないこととしてはどのようなことが挙げられるのでしょうか。



国民ひとりひとりにあたえられる共通番号は、法令で規定されている目的以外で提供したり、利用したりしてはならないこととされています。

これはマイナンバーの収集においても同様です。

NAVERまとめの情報をお届けします。

企業は、マイナンバーの収集をするにあたっては、予め情報の利用目的を社員全員に広く周知した上で実施しなければなりません。また、集め終えた後に利用目的を追加する場合も、その都度事前に社員にその旨を通知した上で行うことができます。

マイナンバーの収集を行わなければならない時期に決まりはなく、必要となった段階で十分な周知を行った上で集めれば良いことになります。例えば、2016年度に企業に入社した社員に対しては、入社してすぐの時点で共通番号の提供を求めることが可能です。

これは、雇用契約が締結された時点で社会保障や税に関する手続きを行う必要が生じるからです。

しかし、内定した段階で共通番号を集めるのは、たとえ誓約書で入社を確約していたとしても、入社日までの間に内定が取り消しとなる事態が起こる可能性が残っており、集めた経緯次第では法令違反になる可能性があるので注意が必要です。